PRACA ZDALNA. ASPEKTY PRAWA PRACY, BHP, IT, RODO I HR

ISBN: 978-83-8235-594-9

303 stron
format: B5
oprawa: miękka
Rok wydania: 2023

Poradnik z wzorami dokumentów, który krok po kroku pomoże pracodawcom wdrożyć na stałe pracę zdalną w firmie.

W sposób szczegółowy opisane zostały w nim wszystkie zagadnienia, które powinny znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej oraz odrębnych procedurach z zakresu BHP i RODO. Ponadto książka zawiera wzory dokumentów niezbędnych do właściwego stosowania pracy zdalnej w praktyce.

Publikacja to:
- kompleksowe i szerokie ujęcie tematyki pracy zdalnej, które pomoże pracodawcom przejść z pracy zdalnej covidowej lub telepracy na nową pracę zdalną;
- spojrzenie na pracę zdalną z różnych stron, z jednoczesnym wskazaniem obowiązków wynikających z różnych dziedzin prawa, o jakich należy pamiętać, wprowadzając taką organizację pracy;
- poradnik, który wskaże pracodawcom, jakie dokumenty należy stworzyć, aby prawidłowo wdrożyć pracę zdalną w organizacji i o czym powinni oni pamiętać, gdy praca zdalna będzie już faktycznie wykonywana.

SPIS TREŚCI

Wykaz skrótów

O Autorach

Wprowadzenie

Rozdział I. Praca zdalna - aspekty HR
1. Zalety pracy zdalnej - perspektywa pracownika
1.1. Oszczędność czasu, pieniędzy oraz negatywnego wpływu człowieka na środowisko
1.2. Możliwość godzenia życia zawodowego z osobistym (w tym rodzinnym)
1.3. Większe zaangażowanie pracownika w wykonywaną przez niego pracę
1.4. Większa lojalność pracownika wobec pracodawcy, wyższe prawdopodobieństwo polecenia pracodawcy innym kandydatom
1.5. Odczuwanie większego poziomu satysfakcji z pracy oraz życia, a także obniżenie poziomu stresu
2. Zalety pracy zdalnej - perspektywa pracodawcy
2.1. Lepszy wizerunek organizacji jako pracodawcy na rynku pracy
2.2. Korzyści pracowników korzyściami dla pracodawcy
2.3. Zmniejszone koszty utrzymania biura
2.4. Wzrost komfortu pracy pracujących w biurze
2.5. Ograniczenie rozprzestrzeniania się chorób wirusowych, zmniejszenie absencji pracowników
3. Wady i ograniczenia pracy zdalnej
3.1. Konieczność samodzielnego planowania i organizowania dnia
3.2. Poczucie bycia stale w pracy
3.3. Ograniczony dostęp do zasobów organizacji
3.4. Ograniczony dostęp do wiedzy i informacji
3.5. Obniżenie komfortu mieszkania
3.6. Ograniczony kontakt ze współpracownikami, poczucie izolacji
3.7. Niepotrzebne mnożenie zdalnych spotkań
3.8. Utrudnienia natury technicznej
3.9. Deprecjonowanie pracy zdalnej
3.10. Możliwe obniżenie produktywności i efektywności
3.11. Koszty związane z wdrożeniem pracy zdalnej
3.12. Możliwe poczucie braku kontroli nad pracownikami
3.13. Trudność z oszacowaniem możliwości pracowników
4. Ustalanie i komunikowanie zasad pracy zdalnej z pracownikami
5. Jak zarządzać zespołem, który pracuje zdalnie - wskazówki dla przełożonych
6. Zasady prowadzenia efektywnych spotkań zdalnych
7. Jak organizować swoją pracę z domu - wskazówki dla pracowników
8. Jak zadbać o siebie podczas pracy zdalnej
9. Jak komunikować się i ustalać zasady pracy w domu z domownikami i najbliższymi

Rozdział II. Praca zdalna - aspekty prawa pracy
1. Definicja i rodzaje pracy zdalnej
2. Zasady wprowadzania pracy zdalnej w organizacji
2.1. Zasady wprowadzania regulaminu pracy zdalnej
2.2. Zmiany w umowach o pracę
2.3. Zmiany w informacji o warunkach zatrudnienia
2.4. Obowiązki pracodawcy z zakresu bhp i RODO
2.5. Elektroniczne wdrożenie pracy zdalnej
3. Porozumienie lub regulamin dotyczący pracy zdalnej
4. Zasady komunikacji i uprawnienia pracownika pracującego zdalnie
5. Obowiązki pracodawcy względem pracownika pracującego zdalnie
6. Czas pracy w ramach pracy zdalnej
7. Kontrola wykonywania pracy zdalnej
8. Odwołanie pracy zdalnej
9. Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z pracą zdalną
10. Praca zdalna dla grup uprzywilejowanych
11. Praca zdalna na polecenie pracodawcy
12. Praca zdalna okazjonalna

Rozdział III. Praca zdalna - aspekty płacowe, podatkowe i ubezpieczeniowe
1. Koszty pracy zdalnej
1.1. Obowiązkowe i fakultatywne koszty pracy zdalnej
1.2. Jednorazowe dofinansowanie stanowiska pracy
1.3. Ekwiwalent (ryczałt) za wykorzystanie do pracy sprzętu będącego własnością pracownika
1.4. Ryczałt a ekwiwalent
1.5. Zasady ustalania ekwiwalentu i ryczałtu
1.6. Ryczałt miesięczny, dzienny lub godzinowy
1.7. Zwrot kosztów pracy zdalnej okazjonalnej
2. Zwrot kosztów pracy zdalnej a przychód podatkowy
3. Praca zdalna a podwyższone koszty uzyskania przychodu
4. Praca zdalna a podróż służbowa
5. Praca zdalna za granicą
5.1. Miejsce opodatkowania dochodów z pracy za granicą
5.2. Podstawa opodatkowania pracy zdalnej za granicą
5.3. Praca zdalna za granicą a składki na ubezpieczenie społeczne
5.4. Podstawa wymiaru składek a praca zdalna za granicą

Rozdział IV. Praca zdalna - aspekty bhp
1. Zakazy wykonywania pracy zdalnej ze względu na przepisy bhp
1.1. Prace szczególnie niebezpieczne
1.2. Prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych
1.3. Prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie
1.4. Prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy
1.5. Prace powodujące intensywne brudzenie
2. Odpowiedzialność pracownika i pracodawcy za warunki pracy wykonywanej zdalnie
3. Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej
4. Informacja dotycząca bezpiecznych zasad wykonywania pracy zdalnej
5. Szkolenia bhp pracowników wykonujących pracę zdalną
6. Wypadki przy pracy zdalnej

Rozdział V. Praca zdalna - aspekty RODO
1. Uwagi wstępne
1.1. Istota pracy zdalnej
1.2. Administrator danych osobowych
1.3. Administrator a podmiot przetwarzający
2. Cele przetwarzania danych w ramach pracy zdalnej
2.1. Zasada celowości przetwarzania - wprowadzenie
2.2. Cele przetwarzania danych w ramach pracy zdalnej
2.3. Praca zdalna okazjonalna
2.4. Praca zdalna a monitoring poczty elektronicznej pracownika oraz inne formy monitoringu
2.5. Procesy i cele - podsumowanie
3. Podstawy przetwarzania danych w ramach pracy zdalnej - kwestia zgody na przetwarzanie danych osobowych
3.1. Zasada zgodności z prawem przetwarzania - wprowadzenie
3.2. RODO a przepisy prawa pracy
3.3. Specyfika pracy zdalnej - podstawy przetwarzania danych osobowych zwykłych
3.4. Dane szczególnych kategorii
3.5. Podsumowanie
4. Rzetelność i przejrzystość przetwarzania
5. Kategorie osób i danych oraz zasada minimalizacji
5.1. Minimalizacja danych
5.2. Kategorie osób
5.3. Kategorie danych
6. Retencja (długość przetwarzania danych dotyczących pracy zdalnej)
7. Zasada prawidłowości przetwarzania
8. Bezpieczeństwo
9. Realizacja praw podmiotów danych
10. Powierzenie przetwarzania danych
11. Transfer danych
12. Kwestie szczegółowe
12.1. Praca zdalna a przetwarzanie wizerunku pracownika
12.1.1. Wstęp
12.1.2. Zakres stosowania RODO w kontekście wizerunku
12.1.3. Podstawa przetwarzania danych
12.2. Kontrola pracy zdalnej w zakresie ochrony danych osobowych
12.2.1. Wstęp
12.2.2. Kontrola w zakresie ochrony danych osobowych
12.2.3. Kontrola u IOD pracującego zdalnie
12.2.4. Prowadzenie kontroli przez IOD u pracownika zdalnego
12.2.5. Dopuszczalność prowadzenia kontroli przez Prezesa UODO w domu pracownika
12.3. Zarządzanie zmianą w systemie ochrony danych osobowych w kontekście pracy zdalnej
12.4. Praca zdalna w kontekście rekrutacji
12.4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych w ramach rekrutacji
12.4.2. Pytanie dotyczące pracy zdalnej podczas rekrutacji
12.4.3. Rekrutacja zdalna a ochrona danych - kluczowe problemy

Rozdział VI. Ocena ryzyka w ramach procesu pracy zdalnej
1. Ocena ryzyka - warunki brzegowe
2. Ocena ryzyka - algorytm postępowania
2.1. Ustalenie tła oceny ryzyka (charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania)
2.2. Identyfikacja źródeł ryzyka (zagrożeń) i ich możliwych konsekwencji
2.2.1. Zagrożenia dotyczące poszczególnych procesów w ramach pracy zdalnej
2.2.2. Środki techniczne i organizacyjne służące do obniżenia poziomu ryzyka (jego wagi lub prawdopodobieństwa)
2.3. Oszacowanie wagi i prawdopodobieństwa ryzyka
2.4. Podjęcie decyzji, czy wymagana jest ocena skutków/uprzednich konsultacji

Rozdział VII. Praca zdalna - aspekty IT
1. Modele pracy zdalnej
2. Zasoby teleinformatyczne w chmurze
3. Zagrożenia związane z pracą zdalną w modelu pracy w chmurze
4. Zasoby teleinformatyczne on-premise
5. Zagrożenia związane z pracą zdalną w modelu infrastruktury on-premise
6. Komputer dla pracownika pracującego zdalnie
7. Telefon dla pracownika pracującego zdalnie
8. Polityka BYOD, czyli korzystanie z własnego sprzętu przez pracownika
9. Domowa sieć internetowa (WiFi)
10. Zagrożenia cybernetyczne użytkowników Internetu
11. Podsumowanie

Rozdział VIII. Wzory dokumentów związanych z pracą zdalną
1. Regulamin pracy zdalnej
2. Załącznik Nr 1 do regulaminu pracy zdalnej - wzór uzgodnienia w sprawie pracy zdalnej
3. Załącznik Nr 2 do regulaminu pracy zdalnej - uzupełniająca informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika wykonującego pracę zdalną
4. Załącznik Nr 3 do regulaminu pracy zdalnej - oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem i procedurami dotyczącymi pracy zdalnej
5. Wzór wniosku o pracę zdalną okazjonalną
6. Wzór odmowy pracodawcy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną złożonego przez pracownika z grupy uprzywilejowanej
7. Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej całkowitej według metody Risk Score
8. Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej okazjonalnej wykonana zgodnie z PN-N-18002:2011
9. Informacja dotycząca bhp przy pracy zdalnej
10. Wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej
11. Wzór oświadczenia pracownika o zapewnieniu w miejscu pracy zdalnej bezpiecznych i higienicznych warunków jej wykonywania
12. Procedura bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych
13. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych przetwarzanych w ramach pracy zdalnej
14. Klauzula informacyjna dla pracownika dotycząca pracy zdalnej
15. Ocena ryzyka i ocena skutków
16. Polityka korzystania ze sprzętu prywatnego do celów służbowych