AKTA OSOBOWE. PROWADZENIE. DOKUMENTY. OCHRONA DANYCH wyd.3

Książka to praktyczny poradnik, który szczegółowo przedstawia, jak prowadzić akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zgodnie z prawem, tak by ustrzec się błędów na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Publikacja uwzględnia duże zmiany w prawie pracy, które miały miejsce w 2023 r., i ich wpływ na prowadzenie akt osobowych, wynikające z:
- ustawy z 1.12.2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), która wprowadziła do Kodeksu pracy pracę zdalną oraz kontrolę trzeźwości pracowników,
- ustawy z 9.3.2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 641), która wprowadziła do Kodeksu pracy przepisy mające na celu równoważenie życia zawodowego z prywatnym pracowników (tzw. work-life balance).

Ponadto książka uwzględnia nowelizacje rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także planowaną nowelizację rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

Walor kompleksowego opracowania tematu akt osobowych dopełnia przedstawienie w książce opisów sytuacji nietypowych w postępowaniu z teczkami pracowników, takimi jak np.: przekazanie akt pracownika pracodawcy przejmującego część zakładu pracy, zaginięcie teczki osobowej, postępowanie w związku z likwidacją lub upadłością pracodawcy czy tworzenie i odbieranie dokumentów w języku obcym.

Problematyka akt osobowych zilustrowana została dużą liczbą przykładów, które są odpowiedziami na rzeczywiste pytania zgłaszane przez pracowników działów kadr. W książce uwzględniono ponadto aktualne orzecznictwo sądowe oraz stanowiska organów państwa nadzorujących przestrzeganie prawa.

SPIS TREŚCI

Wykaz skrótów

Wprowadzenie

Rozdział I. Obowiązek tworzenia dokumentacji pracowniczej
1. Zakres podmiotowy
1.1. Pracodawca
1.2. Osoba reprezentująca pracodawcę w sprawach pracowniczych
1.3. Pracownik
1.4. Umowy cywilnoprawne
2. Zakres przedmiotowy
2.1. Pisma umieszczane w dokumentacji pracowniczej
2.2. Dokumenty kandydata do pracy
2.3. Dokumenty z okresu zatrudnienia pracownika
2.4. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
2.5. Dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności przez pracownika
2.6. Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą antynarkotykową

Rozdział II. Dokumentacja pracownicza a akta osobowe

Rozdział III. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
1. Termin założenia dokumentacji pracowniczej
2. Sposób prowadzenia akt osobowych
3. Wymogi techniczne dla teczki osobowej w formie papierowej
4. Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej
5. Zmiana postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej
6. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Rozdział IV. Warunki, miejsce i okres przechowywania dokumentacji
1. Miejsce i warunki przechowywania akt osobowych w formie papierowej
2. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji elektronicznej
3. Miejsce i warunki przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
4. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
4.1. Kodeksowe wydłużenie 10-letniego okresu przechowywania
4.2. Pięćdziesięcioletni okres przechowywania
4.3. Upadłość lub likwidacja pracodawcy
4.4. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji dla pracowników zatrudnionych od 1.1.1999 r. do 31.12.2018 r.
5. Informacja o możliwości odebrania archiwalnej dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika
6. Odbiór archiwalnej dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania
7. Niszczenie nieodebranej dokumentacji po upływie okresu obowiązkowego jej przechowywania
8. Przechowywanie akt osobowych w firmie zewnętrznej (outsourcing)
9. Przechowywanie akt osobowych w systemie udostępnionym przez ministra właściwego ds. pracy

Rozdział V. Ochrona danych osobowych
1. Dane kandydatów i pracowników, które pracodawca może przetwarzać
2. Upoważnienie w zakresie dostępu do danych osobowych
3. Pisemna ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
4. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę danych
5. Lista obecności - zakres danych
6. Wykorzystanie zdjęcia pracownika do celów służbowych

Rozdział VI. Udostępnianie dokumentacji pracowniczej
1. Umożliwienie pracownikom dostępu do ich dokumentów
2. Udostępnianie dokumentacji pracowniczej podmiotom zewnętrznym
3. Udostępnienie akt osobowych innej osobie zatrudnionej u pracodawcy

Rozdział VII. Postępowanie z aktami w związku z przejściem pracownika do innego pracodawcy
1. Obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej
2. Ustalenie, czy nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części
2.1. Poglądy Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości
2.2. Poglądy wyrażane w orzecznictwie krajowym
2.3. Ocena konkretnego przypadku

Rozdział VIII. Postępowanie z aktami osobowymi w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy
1. Obowiązek przekazania akt osobowych
2. Likwidacja pracodawcy prywatnego
3. Likwidacja pracodawcy będącego państwową lub samorządową jednostką organizacyjną
4. Likwidacja pracodawcy będącego spółdzielnią

Rozdział IX. Postępowanie w przypadku zniszczenia lub zaginięcia dokumentacji
1. Uwagi ogólne
2. Odtworzenie dokumentacji pracowniczej

Rozdział X. Odpowiedzialność za nieprowadzenie akt lub inne nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej
1. Konsekwencje niewykonania obowiązku prowadzenia akt osobowych
2. Odpowiedzialność cywilna pracodawcy
3. Odpowiedzialność za niezwrócenie oryginałów dokumentów
4. Odpowiedzialność wykroczeniowa
5. Odpowiedzialność pracownika działu kadr

Rozdział XI. Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej
1. Uwagi ogólne
2. Zwłoka w założeniu dokumentacji pracowniczej
3. Zwłoka w dokładaniu dokumentów do teczek
4. Kilka teczek akt osobowych dla jednej osoby
5. Zaniechanie podziału dokumentów na pięć części
6. Brak numeracji dokumentów oraz wykazów dokumentów
7. Umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach akt
8. Brak dokumentów, które powinny się znajdować w danej części akt
9. Wprowadzanie do akt oryginałów dokumentów
10. Zbyt długie przechowywanie w aktach zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową
11. Kopiowanie dowodu osobistego pracownika do akt
12. Przechowywanie zaświadczenia o niekaralności pracownika bez uzasadnienia
13. Umieszczanie w aktach osobowych pracownika dokumentacji umów cywilnoprawnych

Rozdział XII. Język dokumentacji wytwarzanej i składanej do akt

Rozdział XIII. Podpis, parafa, faksymile, pieczątka, potwierdzanie za zgodność, postać i forma elektroniczna
1. Pojęcie dokumentu
2. Podpis pod dokumentem
3. Potwierdzanie kopii dokumentów osobowych za zgodność z oryginałem
4. Postać elektroniczna a forma elektroniczna

Rozdział XIV. Dokumenty osobowe, w których najczęściej popełniane są błędy
1. Uwagi ogólne
2. Część A akt osobowych
2.1. Skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie
2.2. Kwestionariusz osobowy kandydata i pracownika
3. Część B akt osobowych
3.1. Umowa o pracę
3.1.1. Rodzaj umowy o pracę
3.1.2. Strony umowy
3.1.3. Data zawarcia umowy
3.1.4. Rodzaj pracy
3.1.5. Miejsce wykonywania pracy
3.1.6. Wynagrodzenie za pracę
3.1.7. Wymiar czasu pracy
3.1.8. Klauzula określająca dodatek za przekroczenie wymiaru czasu pracy
3.1.9. Dzień rozpoczęcia pracy
3.1.10. Podpisy stron
3.2. Potwierdzenie zawarcia umowy w innej formie niż pisemna
3.3. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia
3.3.1. Uwagi ogólne
3.3.2. Zakres informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia
3.3.3. Norma czasu pracy
3.3.4. Obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy
3.3.5. Przerwy w pracy
3.3.6. Dobowy i tygodniowy odpoczynek
3.3.7. Praca w godzinach nadliczbowych i jej rekompensata
3.3.8. Zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę
3.3.9. Przemieszczanie się między miejscami wykonywania pracy
3.3.10. Inne niż uzgodnione w umowie o pracę składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe
3.3.11. Wymiar urlopu wypoczynkowego
3.3.12. Zasady rozwiązania stosunku pracy
3.3.13. Polityka szkoleniowa pracodawcy
3.3.14. Układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe
3.3.15. Instytucja zabezpieczenia społecznego
3.3.16. Metody sformułowania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia
3.3.17. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy zatrudniającego do 50 osób
3.3.18. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy kierującego pracownika do pracy za granicę
3.3.19. Pracownicy objęci pracą zdalną
3.3.20. Informacja o zmianie dodatkowych warunków zatrudnienia pracownika
3.3.21. Potwierdzenie pracownika zapoznania się z informacją o warunkach zatrudnienia
3.4. Dokumenty sporządzane przed przystąpieniem pracownika do pracy
4. Część C akt osobowych
4.1. Uwagi ogólne
4.2. Porozumienie rozwiązujące umowę o pracę
4.3. Wypowiedzenie umowy o pracę
4.3.1. Ustalenie długości okresu wypowiedzenia
4.3.2. Przyjęcie wypowiedzenia przez pracownika
4.3.3. Wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie
4.3.4. Pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy
4.4. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika
4.4.1. Termin na złożenie oświadczenia pracownikowi
4.4.2. Data rozwiązania umowy
4.4.3. Forma i treść oświadczenia pracodawcy
4.5. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika
4.6. Świadectwo pracy
4.6.1. Uwagi ogólne
4.6.2. Zbiorcze świadectwo pracy za umowy terminowe
4.6.3. Wypełnianie świadectwa pracy
4.6.3.1. Miejscowość i data
4.6.3.2. Dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika
4.6.3.3. Okres zatrudnienia
4.6.3.4. Wymiar czasu pracy
4.6.3.5. Rodzaj wykonywanej pracy
4.6.3.6. Podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy
4.6.3.7. Zastosowanie skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 KP
4.6.3.8. Zwolnienie od pracy w związku z wystąpieniem siły wyższej
4.6.3.9. Urlop wypoczynkowy wykorzystany przez pracownika
4.6.3.10. Okres korzystania z urlopu opiekuńczego
4.6.3.11. Okres korzystania z urlopu bezpłatnego
4.6.3.12. Okres korzystania z urlopu ojcowskiego
4.6.3.13. Okres korzystania z urlopu rodzicielskiego
4.6.3.14. Okres korzystania z urlopu wychowawczego
4.6.3.15. Okres korzystania z ochrony stosunku pracy na podstawie art. 1868 ő 1 pkt 2 KP
4.6.3.16. Wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP
4.6.3.17. Praca zdalna okazjonalna
4.6.3.18. Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie gwarancyjne
4.6.3.19. Liczba dni, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia gwarancyjnego w 2003 r.
4.6.3.20. Okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych
4.6.3.21. Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze
4.6.3.22. Wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy
4.6.3.23. Okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty
4.6.3.24. Wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę
4.6.3.25. Informacje uzupełniające
4.6.3.26. Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej
4.6.3.27. Pouczenie o przysługujących uprawnieniach
4.6.4. Informacje, których nie wpisuje się do świadectwa pracy
4.7. Opinia o pracowniku (referencje)
4.8. Obiegówka na zakończenie zatrudnienia

Rozdział XV. Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów niewymienionych w DokPracR
1. Przechowywanie w aktach osobowych notatek służbowych
2. Miejsce przechowywania nietypowych dokumentów
2.1. Zaświadczenie lekarskie o potrzebie stosowania okularów korygujących wzrok
2.2. Zaświadczenie lekarskie o przeprowadzeniu konsultacji psychologicznej
2.3. Zaświadczenie lekarskie przed przystąpieniem pracownika do egzaminu na kierowcę wózków jezdniowych
2.4. Wniosek niepełnosprawnego o stosowanie skróconej normy czasu pracy
2.5. Notatki dotyczące badania stanu trzeźwości
2.6. Dokumentacja zajęć komorniczych
2.7. Dokumenty związane z naliczaniem wynagrodzenia
2.8. Dokumentacja czasu pracy
2.9. Dokumentacja korzystania z urlopów wypoczynkowych i zwolnień okolicznościowych
2.10. Kwestionariusze ocen okresowych
2.11. Dokumenty zgłoszeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
2.12. Korespondencja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty zasiłkowe
2.13. Dokumenty związane z ubieganiem się o pomoc socjalną
2.14. Odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego
2.15. Oświadczenie lustracyjne

Rozdział XVI. Postępowanie z fałszywym dokumentem złożonym przez pracownika

Rozdział XVII. Prowadzenie akt osobowych w pytaniach i odpowiedziach
1. Udokumentowanie okresu zaliczanego do stażu pracy a wymiar urlopu wypoczynkowego
2. Podstawa zaliczenia danego okresu pracy do stażu pracy
3. Świadectwo pracy w języku obcym
4. Aktualny adres na wypowiedzeniu
5. Dokument potwierdzający zmianę danych osobowych pracownika
6. Dokumentacja urlopu macierzyńskiego i wypłaty zasiłku
7. Nazwisko panieńskie na dyplomie składanym do akt
8. Dokumenty procesowe odwołania od kary porządkowej
9. Informacja o zaprzestaniu korzystania z przerw na karmienie dziecka
10. Karta kontrolna wykorzystania urlopu wypoczynkowego
11. Łączony kwestionariusz osobowy
12. Brak w aktach osobowych świadectwa pracy a możliwość wydania zaświadczenia o zatrudnieniu
13. Podwójne prowadzenie akt osobowych - w oddziale i w centrali
14. Ponowne zatrudnienie pracownika z wykorzystaniem starej teczki osobowej
15. Zmiana daty urodzenia przez pracownika
16. Obowiązek przechowywania w aktach oświadczenia o wypowiedzeniu po zmianie trybu rozwiązania umowy na porozumienie stron
17. Zakres danych w archiwalnych aktach osobowych
18. Dokumenty konkursowe w aktach osobowych
19. Kserokopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy w aktach osobowych
20. Część czwarta akt osobowych (D) w teczkach pracowniczych założonych przed 1.1.2019 r.
21. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po kolejnych umowach na czas określony zawartych przed i po 1.1.2019 r.
22. Akta osobowe po przywróceniu do pracy przez sąd
23. Kopia prawa jazdy w aktach osobowych

Rozdział XVIII. Akty prawne
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ze zm.)