OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SAMORZĄDZIE TERYTORIALNYM PORADNIK PRAKTYCZNY ZE WZORAMI UCHWAŁ I DOKUMENTÓW

ISBN: 978-83-66913-03-5

229 stron
format: B5
oprawa: miękka
Rok wydania: 2022

Książka jest praktycznym poradnikiem, w którym zebrano unikalną, przedstawioną w przystępny sposób, a przede wszystkim praktyczną, opartą na licznym orzecznictwie wiedzę pozwalającą samorządowym włodarzom, sekretarzom, urzędnikom, pracownikom biur rady oraz samym radnym zgłębić przepisy prawa i zasady związane z informacją publiczną, jawnością i ochroną danych osobowych.

Jej zaletą są szczegółowe komentarze ze wskazaniem konkretnych przepisów prawa i orzecznictwa, dzięki którym urzędnicy skutecznie udostępnią (lub odmówią udostępnienia) informację publiczną oraz zanonimizują i ochronią dane osobowe. Poradnik podpowiada, jakie dokumenty udostępniać, a jakich nie. Ułatwia przygotowanie odpowiedzi na konkretne wnioski o udostępnienie informacji publicznej, pozwoli podejmować w zgodzie z prawem decyzje, które nie będą podważane przez organy nadzoru i sądy.

Szczególne miejsce w publikacji zajmują zagadnienia związane z informacją publiczną, jawnością i ochroną danych osobowych w codziennej pracy rady gminy. Będzie ona pomocna dla pracowników urzędu przygotowujących uchwały na sesje organów stanowiących JST. Podpowiada jak prawidłowo zredagować przepisy odnoszące się do przetwarzania danych osobowych w uchwałach, np. dotyczące przyjmowania wniosków o dodatki energetyczne lub deklaracji śmieciowych.

Pracownicy biura rady i radni znajdą w książce informacje o zakresie swoich uprawnień i ograniczeń związanych z dostępem do informacji publicznej. Książka opisuje również doświadczenia i orzecznictwo związane z pracą zdalną radnych i rad podczas pandemii COVID-19.

W poradniku zamieszczono dwadzieścia wzorów dokumentów i uchwał przydatnych zarówno sekretarzom i urzędnikom, jak również biurom rady i radnym. Pozwolą one zweryfikować poprawność dokumentów i uchwał funkcjonujących w urzędzie, poprawić je lub wykorzystać.

SPIS TREŚCI

Wykaz skrótów
Wstęp
Rozdział 1.
Jawność pracy organu rady i komisji oraz obowiązki związane z ochroną
danych osobowych
1.1. Podstawy prawne jawności posiedzeń
1.2. Jawność posiedzeń
1.2.1. Jawność w dobie pandemii
1.2.2. Jawność a ochrona porządku publicznego
1.2.3. Jawność głosowań w jednostkach pomocniczych
1.2.4. Automatyczne liczenie głosów
1.2.5. Jawność głosowań
1.2.6. Podanie do publicznej wiadomości wykazu głosowań
1.2.7. Dostęp do posiedzeń zarządów powiatów i województw
1.2.8. Nagrywanie sesji rady lub komisji
1.2.9. Obowiązek transmisji obrad
1.2.10. Transmisja obrad a obowiązki RODO
1.3. Analiza ryzyka przy przetwarzaniu danych
1.3.1. Etap pierwszy: zaplanowanie pracy
1.3.2. Procedura przekazywania kopii dokumentów
1.3.3. Instrukcja dotycząca anonimizacji
1.3.4. Na jaki adres przekazywać skargi?
1.3.5. Regularne szkolenie
1.3.6. Etap drugi: obowiązek informacyjny
1.3.7. Realizacja praw podmiotowych
1.3.8. Etap trzeci: zapewnienie właściwego sposobu transmisji, utrwalania
i udostępniania nagrań w Internecie
1.3.9. Etap czwarty: zapewnienie odpowiednich procedur bezpieczeństwa nagrań zamieszczonych w BIP i stronach internetowych organu
1.3.10. Etap piąty: analiza okresu przetwarzania danych zawartych w nagraniach zamieszczonych w Internecie
1.3.11. Ocena ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą 1.4. Jawność pracy komisji
1.4.1. Jawność sprawozdań z komisji i zespołów kontrolnych
1.4.2. Zasada jawności posiedzeń gminnej komisji skarg i petycji
1.4.3. Ograniczenie jawności komisji
1.4.4. Jawność, a komisje wspólne
1.5. Sesje zdalne
1.5.1. Obligatoryjna zmiana statutu
1.5.2. Środki komunikacji elektronicznej oraz możliwość sesji hybrydowej
1.5.3. Jawność sesji zdalnej oraz korespondencyjnej
1.5.4. Sesja korespondencyjna
1.5.5. Jednostki pomocnicze również zdalnie
1.5.6. Zmiana porządku obrad sesji zdalnej oraz moment głosowania sesji korespondencyjnej
1.5.7. Brak możliwości podglądu sesji zdalnej
1.5.8. Sesja zdalna, gdy przewodniczący znajduje się na kwarantannie
1.5.9. Elektroniczne poinformowanie radnego o sesji
1.5.10. Zmiana porządku z sesji zwykłej na hybrydową
1.5.11. Odwołanie przewodniczącego na sesji zdalnej jest możliwe?
1.5.12. Reasumpcja głosowania
1.5.13. Sesja tradycyjna a głosowanie zdalne
Rozdział 2.
Dostęp do informacji publicznej w pracach rady gminy i powiatu
2.1. Sprawa publiczna
2.2. Jawność nieuchwalonego protokołu
2.3. Otwarty dostęp do protokołu
2.4. Stosunek RODO do zagadnień jawności
2.5. Dostęp do dokumentów w ustawach samorządowych
2.6. Dostęp do informacji w zamówieniach publicznych
2.7. Przewodniczący, radny i sołtys - czy udzielą informacji publicznej?
2.7.1. Przewodniczący Rady Gminy jako podmiot obowiązany?
2.7.2. Radny jako podmiot zobowiązany do udzielania informacji publicznej?
2.7.3. Sołtys podmiotem zobowiązanym do udzielania informacji publicznej?
2.7.4. Kontrola sołtysa przez radę gminy
2.7.5. Kontrola gospodarki finansowej sołectwa
2.7.6. Kontrola prawidłowości wyborów organów sołectwa
2.7.7. Przyznanie kompetencji kontrolnych zebraniu wiejskiemu
2.7.8. Dostęp do dokumentów organu wykonawczego
2.8. Dostęp do dokumentów wewnętrznych
2.9. Kalendarz spotkań jako informacja publiczna?
2.10. Czy radny może nadużyć dostępu do informacji publicznej?
2.11. Przepisy ustrojowe a kontrola radnego w trybie u.d.i.p.
2.12. Czy faktycznie każdy ma prawo dostępu do informacji publicznej?
2.13. Informacja zwykła a przetworzona
2.13.1. Czym jest szczególny interes publiczny?
2.13.2. Szczególna pozycja radnego wnioskującego o informację publiczną
2.14. Termin udostępnienia
2.15. Bezczynność
2.16. Sposoby odmowy udostępnienia informacji
2.17. Koszty
2.18. Żądanie zamieszczenia informacji w BIP
2.19. Publikacja zarządzeń wójta w BIP
2.20. Prawnokarne przepisy o jawności
2.21. Słabości u.d.i.p.
Rozdział 3.
Funkcja kontrolna rady i radnych a ochrona danych osobowych
oraz informacja publiczna
3.1. Kontrola pomocy społecznej dokonywana przez radnych - uprawnienie komisji rewizyjnej
3.2. Jawność a ochrona danych przy przydziale lokalu komunalnego
3.3. Dostęp członków komisji rewizyjnej do danych osobowych
3.3.1. Kontrola jednostek pomocniczych
3.3.2. Kontrola jednostek organizacyjnych
3.3.3. Kontrola spółek miejskich
3.4. Kontrola radnych w OPS a tajemnica pomocy społecznej
3.5. Kontrola poradni rodzinnych
3.6. Kontrola akt osobowych pracowników jednostek organizacyjnych
3.7. Kontrola wobec radnych
3.8. Czy można upominać radnych?
3.9. Dostęp komisji rewizyjnej do danych podatników
3.10. Zatrudnienie radnego w spółce gminnej a jego prawo do prywatności
3.11. Uprawnienia kontrolne radnego
3.12. Niedoskonałość uprawnień kontrolnych radnych
3.13. Uprawnienia kontrolne radnego a procedura dostępu do dokumentów
3.14. Wyjątek w zakresie uprawnień kontrolnych radnego: dobra osobiste
3.15. Zapytanie i interpelacja jako forma kontroli
3.16. Dostęp radnych do informacji finansowych gminy
Rozdział 4.
Informacja publiczna i wyjątki od niej w pracach rady
4.1. Informacja publiczna - definicja
4.2. Informacja publiczna to treść, nie forma
4.3. Posiadanie informacji przez organ ma znaczenie
4.4. Ograniczenia w udostępnianiu informacji publicznej
4.4.1. Informacja niejawna
4.1.2. Prywatność, tajemnica przedsiębiorcy, osoba pełniąca funkcję publiczną
4.5. Udostępnianie informacji publicznej w codziennej pracy radnych
4.5.1. Zarobki zastępcy wójta
4.5.2. Delegacje burmistrza
4.5.3. Zamierzenia organu jako informacja publiczna?
4.5.4. Żądanie zamieszczenia informacji w BIP
4.5.5. Treść umów cywilnoprawnych
4.5.6. Korespondencja między urzędami
4.5.7. Dostęp do nagrań z monitoringu miejskiego
4.5.8. Opinie prawne i stanowiska
4.5.9. Informacja o nagrodach
4.5.10. Pytanie o członkostwo partyjne sekretarza
4.5.11. Ocena pracowników urzędu
4.5.12. Dokumenty audytowe
4.5.13. Ulga w podatku od nieruchomości
4.5.14. Dokumenty prywatne a dokumenty urzędowe
4.5.15. Wynagrodzenia pracowników samorządowych
4.5.16. Prywatność małżonków a oświadczenie majątkowe
4.5.17. Projekt budowlany
4.5.18. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
4.5.19. Umowy z wolontariuszami
4.5.20. Decyzje i sygnatury
4.5.21. Jawność dokumentacji dotyczącej sygnalistów
Rozdział 5.
Uchwały jako podstawa przetwarzania danych osobowych
5.1. Zasady ogólne
5.2. Uchwała w sprawie obywatelskiej inicjatywy uchwałodawczej
5.3. Uchwała w sprawie budżetów obywatelskich
5.3.1. Budżet obywatelski a obowiązek informacyjny
5.3.2. Zgoda na przetwarzanie danych
5.4. Uchwała w sprawie deklaracji śmieciowych
5.4.1. Dane niezbędne do wyliczenia opłat
5.4.2. Dane osobowe współmałżonka
5.4.3. PESELE w deklaracjach
5.4.4. Dane osobowe osób posiadających zwolnienia
5.4.5. Wspólnicy spółki cywilnej
5.4.6. Wymagane dokumenty
5.5. Uchwała ustalająca wniosek o dodatek energetyczny
5.6. Uchwała ustalająca wniosek o dodatek mieszkaniowy
5.7. Uchwała szczepionkowe
5.8. Uchwała regulująca zasady działania rady seniorów
Rozdział 6.
Przetwarzanie w uchwałach danych osobowych
6.1. Dane przetwarzane w samych uchwałach
6.2. Uchwała w sprawie powołania inkasentów
6.2.1. Upoważnienie sołtysa inkasenta
6.2.2. Inkasenci na targowiskach miejskich
6.3. Uchwały w sprawie powołania i odwołania skarbnika
6.4. Uchwała w sprawie odwołania radnego
6.5. Uchwały w sprawie wyboru przewodniczącego rady, komisji oraz osób funkcyjnych
6.6. Uchwała w sprawie przyznania honorowego obywatelstwa
6.7. Uchwała w sprawie wyboru ławników
6.8. Uchwała w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie umowy o pracę z radnym
Rozdział 7.
Anonimizacja zgodna z RODO oraz u.d.i.p.
7.1. Czym jest anonimizacja?
7.2. Anonimizacja w praktyce
7.3. Zgoda na wykorzystanie wizerunku
7.4. Anonimizacja na stronach BIP i internetowych
7.5. Anonimizacja a dostęp do informacji publicznej
7.6. Dokumenty archiwalne
7.7. Publikacja oświadczeń majątkowych na BIP
7.8. Udostępnienie prywatnej korespondencji
7.9. Zasady adekwatności (minimalizacji)
7.10. Anonimizacja studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego
7.11. Anonimizacja dokumentacji planistycznej
7.12. Anonimizacja numerów rejestracyjnych pojazdów
7.13. Zadośćuczynienie za udostępnione dane
Rozdział 8.
Kontrola w trybie ustawy o ponownym wykorzystaniu informacji sektora
publicznego
8.1. Stosunek do informacji publicznej
8.2. Pozycja u.d.p.w.i.s.p. w hierarchii aktów prawa
8.3. Podmioty uprawnione
8.4. Podmioty zobowiązane
8.5. Czym jest informacja sektora publicznego?
8.6. Dane wysokiej wartości
8.7. Dane dynamiczne
8.8. Dane badawcze
8.9. Informacja ISP powtórnie przetworzona
8.10. Czym jest ponowne wykorzystanie ISP?
8.11. Ustawowe wyjątki w zakresie udostępniania informacji
8.12. Anonimizacja ISP
8.13. Udostępnianie na wniosek
8.14. Jak wnioskować?
8.15. Termin rozpatrzenia wniosku
8.16. Schemat rozpatrywania wniosku
8.17. Rozpatrzenie wniosku i kolejne kroki podmiotu zobowiązanego
8.18. Organ odwoławczy
8.19. Warunki ponownego wykorzystywania
8.20. Zasady udostępniania ISP
8.21. Opłaty za ponowne wykorzystywanie
8.22. Umowa wyłącznego prawa
WZORY
Porozumienie w sprawie współadministrowania
Zarządzenie: Procedura retencji danych osobowych
Uchwała w sprawie przyjęcia Polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz
powołania IOD
Polityka Ochrony Danych Osobowych Rady Miejskiej
Analiza ryzyka ochrony danych osobowych w związku z transmisją i nagrywaniem
posiedzeń komisji oraz rady
Tryb zgłaszania i rozpatrywania interpelacji i zapytań radnych
Procedura udostępniania informacji publicznej w Urzędzie Gminy
Zawiadomienie o terminie zdalnej sesji Rady Gminy/Miasta
Zawiadomienie o sesji hybrydowej
Uchwała w sprawie zwołania sesji korespondencyjnej
Uchwała Rady Osiedla w sprawie przyjęcia Regulaminu Rady Osiedla (uwzględniającego
sesje zdalne)
Realizacja uprawnień informacyjnych radnego
Wniosek radnego o udostępnienie informacji publicznej
Pismo radnego w sprawie wykazania szczególnego interesu publicznego
Wzór wniosek radnego o udostępnienie dokumentów w trybie ustawy samorządowej
Formularze dotyczące danych osobowych w związku z nadaniem honorowego obywatelstwa
Budżet obywatelski. Część dotycząca zgłaszania przez mieszkańców propozycji zadań
Uchwała w sprawie powołania inkasenta
Wydawanie poleceń służbowych pracownikom urzędu gminy
Zgłoszenie zamiaru zabrania głosu w debacie nad Raportem o stanie gminy