EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE CZASEM DLA BYSTRZAKÓW wyd.2

O autorze

Podziękowania od autora

Wstęp
O książce
Ikony użyte w tej książce
Naiwne założenia
Poza tą książką
Co dalej?

CZĘŚĆ I: POCZĄTEK REWOLUCJI: PROSTE PIERWSZE KROKI

Rozdział 1: Istota umiejętnego zarządzania czasem - dobra organizacja
Planowanie z wyprzedzeniem
Większy spokój
Włączenie podświadomości
1000-procentowy zwrot
Przygotowanie wszystkiego, czego potrzebujesz
Zajmujesz się wszystkim - tylko raz
Trzy fundamenty organizacji osobistej
Dokonanie obiektywnej oceny
Nabranie nawyku utrzymywania czystości
Koniec z wymówkami

Rozdział 2: Przygotowanie się na sukces
Lepiej poznać siebie
Ocena swoich mocnych i słabych stron
Zidentyfikowanie celów po to, by określić swój kierunek
Nadanie czasowi wartości pieniężnej
Zidentyfikowanie własnego rytmu
Stosowanie systemu
Stworzenie harmonogramu i ustalenie rutynowych działań
Uporządkowanie otoczenia
Pokonanie przeszkód związanych z zarządzaniem czasem
Skuteczna komunikacja
Co zrobić, gdy ktoś nam przeszkadza?
Zapanowanie nad skłonnością do odkładania obowiązków na później
Podejmowanie decyzji: po prostu to zrób
Zdobycie poparcia dla Twoich nowych granic
Zrównoważenie czasu spędzonego w pracy i w domu
Poprawienie relacji ze współpracownikami i klientami
Utrzymywanie motywacji na wysokim poziomie

Rozdział 3: Połączenie zarządzania czasem z życiowymi celami
Dlaczego musisz zapisać swoje cele na kartce?
Zdefiniowanie Twojej wspaniałej pięćdziesiątki
Co chcesz mieć?
Co chcesz zobaczyć?
Co chcesz robić?
Co chcesz dawać?
Kim chcesz być?
Nazwanie i zbilansowanie Twojej wspaniałej pięćdziesiątki
Określenie ram czasowych dla poszczególnych celów
Podział celów na kategorie
Wybranie 12 celów na początek
Zawężenie listy
Dlaczego 12 wybranych celów jest dla Ciebie najważniejszych?
Zrozumienie potrzeb związanych z zasobami
Zgromadzenie środków: kapitalny pomysł
Poszerzanie wiedzy
Pielęgnowanie umiejętności
Potencjał znajomości

Rozdział 4: Nadanie wartości swojemu czasowi
Zrozumienie koncepcji "czas to pieniądz"
Obliczenie swojej stawki godzinowej
Zwiększenie stawki godzinowej za pomocą działań podjętych w pracy
Podejmowanie decyzji dotyczących życia prywatnego w oparciu o wartość czasu
Decyzja o tym, czy kupić czas: obowiązki i prace domowe
Decydowanie, jak spędzić czas wolny - zajęcia rekreacyjne
Analiza nagród
Obliczenie kosztów w kategorii pieniędzy i czasu
Otwieranie się na nowe doświadczenia i mądre wykorzystywanie czasu

CZĘŚĆ II: STWORZENIE DOBREGO SYSTEMU

Rozdział 5: Skoncentrowanie wysiłków, nadawanie zadaniom priorytetów i blokowanie czasu
Skoncentrowanie energii zgodnie z zasadą 80/20, która dotyczy naprawdę wszystkiego
Powiązanie inwestycji czasowej ze zwrotem
Kluczowe 20 procent, czyli na czym skoncentrować energię w pracy
To, co najważniejsze w życiu prywatnym - właściwe ukierunkowanie podejmowanych wysiłków
Przejście do szczegółów: priorytety na każdy dzień
Zablokowanie czasu i włączenie zadań z listy
Krok 1. Podzielenie dnia
Krok 2. Zablokowanie czasu na prywatne zobowiązania
Krok 3. Dodanie zadań związanych z pracą
Krok 4. Wygospodarowanie czasu na cotygodniową ocenę swoich działań i dalsze planowanie
Krok 5. Zablokowanie pustych miejsc
Ocena postępów i dostosowywanie planu do bieżących potrzeb
Ocena rezultatów
Podkręcenie systemu

Rozdział 6: Wydajna praca w domowym biurze
Poznaj siebie i swoje otoczenie
Czy praca w domu to coś dla Ciebie?
Rozważenie plusów i minusów domowego biura
Zdefiniowanie potrzeb związanych z przestrzenią
Wybranie odpowiedniego sprzętu
Więcej niż biurko i krzesło
Komputery stacjonarne, laptopy, skanery i inne urządzenia
Zarządzanie oświetleniem i hałasem
Praca w domu
Walka z czynnikami rozpraszającymi uwagę
Praca w domu, w którym są dzieci
Poczucie odizolowania od świata pracy

Rozdział 7: Stworzenie i pielęgnowanie miejsca, które sprzyja wydajnej pracy
Usprawnienie przestrzeni roboczej
Z drogi! Wysprzątanie biurka
Zgromadzenie niezbędnych narzędzi
Stworzenie odpowiedniego systemu dokumentacji
Systematyczne zmniejszanie sterty dokumentów
Co zrobić, żeby bałagan nie powrócił na Twoje biurko?
Rozprawienie się z dokumentami i innymi papierami za jednym razem
Regularne przeglądanie dokumentów
Robienie notatek, do których możesz wracać
Ograniczenie liczby dokumentów, z którymi masz do czynienia
Postawienie na ergonomikę i estetykę
Przygotowanie miejsca pracy
Ozdobienie miejsca pracy

Rozdział 8: Połączenie umiejętności organizacyjnych z technologią
Podłączenie się do elektronicznego kalendarza
Korzyści elektronicznych narzędzi do planowania wynikające z możliwości udostępniania kalendarza
Zalety przenośnych kalendarzy
Usunięcie niepotrzebnych rzeczy z komputera lub tabletu (i utrzymanie porządku na dłużej)
Nadawanie nazw plikom i porządkowanie ich na elektronicznym drzewie
Pozbycie się nadmiaru danych przez zarchiwizowanie albo usunięcie plików
Strategie zapisywania nowych plików
Zarządzanie danymi kontaktowymi za pomocą programu CRM
Omówienie programów i usług
Zapoznanie się z możliwościami programu CRM
Stworzenie kompleksowych profili klientów
Umieszczenie danych z bazy CRM na serwerze albo w chmurze, żeby zmaksymalizować ich dostępność i stworzyć kopie zapasowe

CZĘŚĆ III: WYKORZYSTANIE TECHNOLOGII DO LEPSZEGO ZARZĄDZANIA CZASEM

Rozdział 9: Lepsze wykorzystanie czasu
Wyczucie czasu to podstawa, czyli jak przejąć kontrolę nad własnym czasem
Dokonywanie wyborów związanych z technologią
Automatyzuj zamiast kopiować
Skuteczna komunikacja dzięki technologii
Opcje związane z mediami społecznościowymi
FaceTime, Skype i inne systemy wideokomunikacji
Internetowe platformy spotkań
Narzędzia związane z technologią organizacyjną
Zbudowanie systemu, który ułatwi odnalezienie poszukiwanych rzeczy
Chronienie urządzeń przed katastrofą
Chmury, Dropbox i inne metody przechowywania danych
Stworzenie cyfrowego mózgu z programem Evernote
Zapisywanie uwag, pomysłów i przemyśleń w programie Evernote
Przypominanie sobie i odnajdywanie rzeczy, których potrzebujesz

Rozdział 10: Kontrolowanie nawału e-maili
Umiejętne zarządzanie pocztą elektroniczną
Stworzenie systemów filtrowania
Oddzielenie pracy od życia prywatnego
Zarządzanie kilkoma kontami pocztowymi
Uporządkowanie i przechowywanie e-maili
Skrócenie czasu odpowiadania na e-maile
Zastosowanie systemu odpowiadania na e-maile
Zautomatyzowanie odpowiedzi

Rozdział 11: Sztuka zrównoważonej aktywności na Facebooku
Zalety Facebooka związane z czasem
Czarna dziura czasowa Facebooka
Czego używać do celów zawodowych, a czego do prywatnych?
Używanie profilu prywatnego do pozyskiwania klientów
Umiejętne używanie stron firmowych na Facebooku
Utrzymywanie kontaktów za pomocą Facebooka
Być (znajomym) albo nie być... oto jest pytanie
Dodawanie publicznych i prywatnych wpisów
Nakłonienie ludzi, żeby udostępniali Twoje wpisy
Używanie opcji listy do zarządzania komunikacją
Komunikowanie się w grupach

Rozdział 12: Twitter - pożeracz czasu czy przydatne narzędzie?
Kogo warto śledzić?
Ci, od których możesz się czegoś nauczyć
Ci, z którymi się dobrze bawisz
Ci, z którymi kontakt może Ci przynieść jakieś korzyści
Ci, których możesz czegoś nauczyć
Jak nie dopuścić do tego, żeby Twitter przejął nad Tobą kontrolę?

Rozdział 13: Opracowanie skutecznych strategii dla LinkedIn
Stworzenie dobrego profilu
Stworzenie osobistego profilu
Dzielenie się doświadczeniem
Pokaż się na LinkedIn
Zdefiniowanie celów i sieci powiązań na LinkedIn
Stworzenie harmonogramu dla LinkedIn
System podwójnego sprawdzania
Cotygodniowa analiza sukcesów

CZĘŚĆ IV: WYZWANIA ZWIĄZANE Z ZARZĄDZANIEM CZASEM

Rozdział 14: Strategiczna komunikacja ukierunkowana na szybkie rezultaty
Wybranie odpowiedniego środka przekazu zależnie od rodzaju komunikatu
Kontakt osobisty
Przekazanie informacji przez telefon
Komunikaty pisemne: zalety (i niebezpieczeństwa) e-maili, SMS-ów i wiadomości w komunikatorach
Podstawowe umiejętności komunikacyjne - zwięzłość i bezpośredniość
Wyeliminowanie bałaganu z języka
Przekazanie kluczowych informacji
Wprowadzanie atmosfery koleżeństwa podczas spotkań
Komunikowanie się przez telefon w sposób zrozumiały i pewny siebie
Sztuka pisania e-maili
Temat wiadomości - krótki i do rzeczy
Pamiętanie o kompozycji
Analiza stylu pisania
Przygotowanie się do wysłania wiadomości
Zadawanie przemyślanych pytań
Jakich odpowiedzi potrzebujesz?
Rozpoczęcie ważnej części rozmowy od otwartych pytań
Zawężenie tematu dzięki pytaniom zamkniętym
Rozprawienie się z odpowiedziami warunkowymi i ze wszystkimi "może"
Pozytywne nastawienie
Przygotowanie się do słuchania

Rozdział 15: Chronienie swojego czasu przed tymi, którzy chcą Ci go zabrać
Forteca, czyli ochrona własnej koncentracji przed atakami z zewnątrz
Chronienie swojego świata przed wewnętrznymi intruzami
Dysponowanie czasem spędzonym poza internetem
Przyjrzenie się sprawie, zanim pozwolisz, by ktoś zajął Ci czas
Druga linia obrony - zminimalizowanie szkód spowodowanych odebraniem telefonu
Przekazanie sprawy
Skrócenie albo skondensowanie rozmowy
Przełożenie rozmowy na lepszy czas
Jak sobie radzić ze współpracownikami, którzy Ci przeszkadzają?
Kolega, któremu się nudzi
Kolega, któremu po prostu nie chce się pracować
Pracownik, który żyje we własnym świecie
Osoba, która traktuje pracę jak jedyną okazję do kontaktów towarzyskich
Jak sobie radzić z przełożonym, który notorycznie przeszkadza Ci w pracy?
Kierownik mewa
Kierownik, który zleca pracę ustnie
Współpraca z natrętnymi klientami
Odrobina uwagi może wiele zdziałać
Określenie oczekiwań klienta

Rozdział 16: Pokonanie chęci do odkładania pracy na później
Podróż do źródeł, czyli skąd się bierze prokrastynacja
"Mam mnóstwo czasu", czyli krótkowzroczne myślenie
"Nie chcę teraz o tym myśleć", czyli unikanie tego, co jest nieprzyjemne
"A co, jeśli nawalę? A co, jeśli mi się uda?", czyli lęki i obawy
"Poczekam na odpowiedni moment", czyli paraliż perfekcjonisty
"Zasłużyłem sobie na przerwę", czyli sabotaż w trakcie pracy
"Najlepiej pracuje mi się pod presją", czyli pragnienie dreszczyku
Kiedy powinno się odłożyć coś na później?
Zła prokrastynacja, czyli obliczenie kosztów
Mądra prokrastynacja, czyli kiedy warto poczekać
Przygotowanie gruntu - zmiana nastawienia i wprowadzenie dyscypliny
Motywowanie samego siebie za pomocą metody kija i marchewki
Rozpoznanie wymówek i skończenie z nimi
Odroczenie prokrastynacji
Uporanie się z nużącymi zadaniami dzięki taktyce kanapki
"Najpierw skórka", czyli rozpoczęcie od najtrudniejszych zadań
Metoda szwajcarskiego sera, czyli robienie małych dziur w zadaniu
Metoda salami, czyli po jednym plasterku naraz
Pozbyć się przybrania
Utrzymanie motywacji na wysokim poziomie przez cały czas pracy

Rozdział 17: Jak sobie radzić z szefem, który lubi marnować czas?
Osiągnięcie własnych celów po to, żeby pomóc szefowi osiągnąć jego własne
Strzeżenie osobistych granic
Przygotowanie się do rozmowy z szefem o sprawach, które Cię niepokoją
Zidentyfikowanie problemów i zebranie przekonujących dowodów
Poznanie stylu pracy przełożonego
Zainicjowanie i prowadzenie dyskusji, w której obie strony są wygrane
Różnice nie do pogodzenia, czyli kiedy należy odpuścić

Rozdział 18: Usprawnienie systemu przeprowadzania firmowych zebrań
Określenie celów, sporządzenie listy uczestników i przygotowanie planów
Określenie celu zebrania
Sporządzenie listy gości
Przeprowadzanie nieformalnych wstępnych minizebrań
Sporządzenie planu
Wyznaczenie czasu i miejsca
Wybranie odpowiedniej pory
Znalezienie dobrego miejsca
Wielki dzień, czyli jak dobrze poprowadzić spotkanie
Czas na przygotowanie
Rozpoczęcie zebrania
Prowadzenie zebrania
Przydzielanie zadań
Podsumowanie zebrania i wyciągnięcie wniosków
Śledzenie postępów w celu uzyskania maksymalnej wydajności

CZĘŚĆ V: WYSOKA WYDAJNOŚĆ W PRACY Z INNYMI LUDŹMI

Rozdział 19: Zarządzanie czasem dla pracowników administracyjnych
Dostrzeżenie typowych pułapek
Pamiętanie o celach, jakie określił Twój szef
Poprawienie własnego wizerunku, czyli: "Proście, a będzie wam dane"
Indywidualne rozmowy z szefem
Jak sobie radzić z szefem, który nie lubi rozmów?
Jak współpracować z szefem, który uwielbia zebrania
Zadawanie właściwych pytań
Dostosowywanie strategii na bieżąco
Kilka prostych rad na początek
Chronienie okresów najwyższej wydajności
Uporządkowanie priorytetów
Jasne sprecyzowanie celów
Sporządzenie wyczerpującej listy zadań

Rozdział 20: Zarządzanie czasem dla sprzedawców
Podzielenie portfolio inwestycji czasu na trzy kategorie
Zarabianie pieniędzy, czyli działania, które bezpośrednio generują dochody (BGD)
Prace przygotowawcze, czyli działania, które pośrednio generują dochody (PGD)
Prace administracyjne, czyli działania wspomagające produkcję (WP)
Niech liczby Cię przestraszą
Śledzenie czasu, żeby lepiej poznać swój styl pracy
Zapisywanie wszystkiego, co robisz
Ocena formularzy, w których śledziłeś swój czas spędzony w pracy
Analiza własnego dnia pracy
Analiza minionego tygodnia, miesiąca, kwartału i roku
Historia sukcesu człowieka, który skupił się na BGD
Planowanie dnia wokół BGD
Wybranie czasu na BGD i wykorzystanie go w mądry sposób
Dobry początek
Najważniejsze zadanie: poszukiwanie klientów
Zarezerwowanie czasu na konwersję zainteresowania klientów na decyzje zakupowe
Blokowanie czasu na prezentacje sprzedażowe
Planowanie rozwoju osobistego
Edukacja to podróż, która trwa całe życie
Odgrywanie ról, czyli przygotowanie się do ważnego występu
Ocena własnej prezentacji sprzedażowej
Ustalenie harmonogramu dla działań BGD
Uwzględnienie działań PGD w dniu pracy
Wykorzystanie czasu przeznaczonego na działania PGD na analizę wyników sprzedaży
Sprawdzanie działań PGD
Skrócenie czasu przeznaczonego na działania WP
Kwestionowanie starych metod

Rozdział 21: Zarządzanie czasem dla właścicieli firm i dyrektorów najwyższego szczebla
Spojrzenie z dystansu na to, jak inwestujesz czas
Zwiększenie czasu przeznaczonego na rozwój
Wrażliwe zadania, czyli skrócenie czasu przeznaczonego na pracę "w" firmie
Utrwalenie schematu organizacyjnego
Stworzenie jasnego opisu stanowiska
Znalezienie czasu na rozwój dzięki uzupełniającym listom zadań
Opracowanie planu zarządzania
Przekazanie uprawnień podwładnym
Określenie codziennych priorytetów
Planowanie z wyprzedzeniem, czyli zarezerwowanie czasu na pracę "nad" firmą
Zarezerwowanie czasu na pracę "nad" firmą w danym dniu i miesiącu
Przeprowadzanie kwartalnej i rocznej analizy pracy "nad" firmą

Rozdział 22: Nauczanie innych zarządzania czasem
Jak sprawdzić, kto skorzysta na szkoleniu?
Użycie czterech elementów sukcesu jako miary
Poznanie motywacji pracownika
Określenie celów
Inkorporowanie narzędzi i strategii
Zachęcanie do współpracy i motywowanie do odnoszenia sukcesów
Określenie celów pośrednich i regularne kontrole wymuszające odpowiedzialne podejście do sprawy
Konsekwencja
Pełnienie funkcji lustra
Problem braku postępów, czyli ratowanie pracownika
Zaakceptowanie go wraz ze wszystkimi wadami
Danie jeszcze jednej szansy
Powiedzenie sayonara

CZĘŚĆ VI: DEKALOGI

Rozdział 23: Dziesięć zachowań prowadzących do marnowania czasu
Brak planowania
Wielozadaniowość
Brak przerw w pracy
Wymaganie perfekcji
Zamartwianie się i czekanie
Podłączenie się do telewizora
Przeglądanie internetu
Zagrzebanie się pod stosem niechcianej poczty
Zabijanie czasu podczas dojazdów
Spędzanie czasu z negatywnymi osobami

Rozdział 24: Dziesięć nawyków, które pomogą Ci lepiej wykorzystywać czas
Wcześnie zaczynaj dzień
Planowanie następnego dnia
Zadbaj o swoje zdrowie
Jedzenie, które wspomaga wydajność
Wytrzymałość i energia pochodzące z ćwiczeń
Sen dla naładowania akumulatorów
Znalezienie czasu dla siebie
Zaplanuj posiłki na cały tydzień
Deleguj jak najwięcej obowiązków
Częściej mów "nie"
Zawsze stosuj system zarządzania czasem
Uprość sobie życie
Każdy dzień zaczynaj w punkcie zero

Skorowidz