DOKUMENTACJA KADROWA 2023 ZASADY PROWADZENIA I PRZECHOWYWANIA

Zmiany w prawie pracy wprowadziły nowe regulacje w zakresie pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości pracowników, a także dostosowały przepisy Kodeksu pracy do unijnych dyrektyw - work-life balance oraz tzw. dyrektywy rodzicielskiej.

Nowe przepisy wymagają sporządzenia nowych dokumentów kadrowych lub dostosowania dotychczasowej dokumentacji do zmienionych regulacji. Niezbędną pomocą w tym zakresie jest książka "Dokumentacja kadrowa 2023. Zasady prowadzenia i przechowywania", która zawiera wzory nowych dokumentów kadrowych. Są to m.in.:
- regulamin pracy zdalnej,
- regulamin kontroli trzeźwości pracowników,
- wniosek o urlop opiekuńczy.

W opracowaniu znajdziesz również wzory dotychczasowych dokumentów zgodne z nowymi przepisami - m.in. wzór informacji o warunkach zatrudnienia czy świadectwa pracy.

W publikacji wyjaśnione są także nowe zasady prowadzenia akt osobowych, które obecnie powinny zawierać pięć części.

SPIS TREŚCI

Wykaz skrótów

Rozdział I. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej
1. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji
pracowniczej
2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej
2.1. Akta osobowe w zmienionym kształcie
2.2. Dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
2.3. Przepisy przejściowe
3. Formy dokumentacji pracowniczej oraz ich zmiana
4. Forma przechowywania dokumentacji pracowniczej
4.1. Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej
4.2. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej
4.3. Przenoszenie dokumentacji między systemami
teleinformatycznymi

Rozdział II. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej
1. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
2. Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji
3. Obowiązki pracodawców w zakresie ubezpieczeń społecznych
3.1. Raport informacyjny
3.2. Procedura składania raportu informacyjnego oraz jego skutki
3.3. Konto ubezpieczonego i dokumenty przekazywane do ZUS
3.4. Konsekwencje niezłożenia ZUS RIA
4. Postać a forma elektroniczna
5. Odpowiedzialność wykroczeniowa

Rozdział III. Język polski w dokumentacji pracowniczej
1. Język umowy o pracę
2. Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy
3. Nazwa stanowiska w języku obcym

Rozdział IV. Ochrona danych osobowych
1. Przetwarzanie danych osobowych pracowników
2. Pozyskiwanie danych osobowych od osób ubiegających się
o zatrudnienie
3. Pozyskiwanie danych osobowych od pracowników

Rozdział V. Przepisy wewnątrzzakładowe
1. Regulamin pracy
1.1. Obowiązek tworzenia regulaminu pracy
1.2. Procedura wprowadzenia regulaminu pracy
1.3. Treść regulaminu pracy
1.4. Wejście w życie regulaminu pracy
2. Regulamin wynagradzania
2.1. Zakładowe źródło prawa pracy
2.2. Regulamin wynagradzania a układ zbiorowy pracy
2.3. Indywidualne warunki wynagradzania pracowników
a zapisy regulaminu wynagradzania
2.4. Procedura ustalania regulaminu wynagradzania
2.5. Treść regulaminu wynagradzania
2.6. Inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania
w regulaminie wynagradzania
2.7. Zmiana regulaminu wynagradzania
2.8. Rezygnacja z zfśs w regulaminie wynagradzania
2.9. Wejście w życie regulaminu wynagradzania
2.10. Uchylenie regulaminu wynagradzania
2.11. Zawieszenie regulaminu wynagradzania
2.12. Najczęstsze błędy w regulaminie wynagradzania
3. Regulamin zfśs
3.1. Tworzenie regulaminu zfśs - na co zwrócić uwagę
3.2. Procedura ustalania regulaminu zfśs
3.3. Ochrona danych osobowych w zfśs
4. Układ zbiorowy pracy
4.1. Tworzenie układu zbiorowego pracy - o czym warto pamiętać
5. Obwieszczenie o systemach czasu pracy
6. Informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu
7. Regulacje w zakresie kontroli trzeźwości pracowników
7.1. Treść regulacji w zakresie kontroli trzeźwości
7.2. Tryb wprowadzenia regulacji wewnątrzzakładowych
w zakresie kontroli trzeźwości
8. Wewnątrzzakładowe regulacje w zakresie pracy zdalnej
8.1. Porozumienie o pracy zdalnej z organizacją związkową
8.2. Regulamin pracy zdalnej
8.3. Treść regulaminu/porozumienia o pracy zdalnej

Rozdział VI. Zatrudnienie pracownika
1. Kwestionariusz osobowy
2. Badania lekarskie
3. Szkolenie wstępne bhp
4. Zakres obowiązków pracownika
5. Zapoznanie z regulaminami pracy i wynagradzania

Rozdział VII. Przebieg zatrudnienia
1. Zawarcie umowy o pracę
1.1. Treść umowy o pracę
1.2. Zmiana warunków umowy o pracę
2. Informacja o warunkach zatrudnienia
3. Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy
4. Wspólna odpowiedzialność materialna
5. Uprawnienia związane z rodzicielstwem
5.1. Wniosek o urlop macierzyński
5.2. Wniosek o urlop rodzicielski
5.3. Wniosek o urlop ojcowski
5.4. Wniosek o urlop wychowawczy
5.5. Wniosek o elastyczną organizację pracy
5.6. Urlop opiekuńczy
5.7. Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej
5.8. Oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich
6. Okresowe szkolenia bhp
7. Dokumentacja płacowa
8. Ewidencja czasu pracy
9. Ruchomy czas pracy
10. Wyjścia prywatne
11. Potwierdzenie obecności w pracy
12. Urlopy wypoczynkowe
12.1. Plan urlopów
12.2. Udzielanie urlopu
12.3. Odwołanie z urlopu
13. Kary porządkowe
14. Ewidencja odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony
indywidualnej

Rozdział VIII. Dokumenty dotyczące wypłaty zasiłków
1. Obowiązki wobec ZUS pracodawcy niebędącego płatnikiem zasiłków
2. Termin przekazania zaświadczenia Z-3 do ZUS
3. Wypełnianie zaświadczenia Z-3
4. Kontynuacja wypłaty zasiłków przez ZUS
5. Zasiłek opiekuńczy
6. Zasiłek macierzyński

Rozdział IX. Dokumenty dotyczące składek ZUS
1. Wnioski o ulgi i umorzenia z ZUS
1.1. Odroczenie terminu płatności składek lub rozłożenie na raty
2. Rozłożenie na raty należności z tytułu składek
3. Zgłaszanie umów o dzieło w ZUS
3.1. Podmioty zobowiązane do zgłoszenia umowy o dzieło
3.2. Podmioty wyłączone z obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło
4. Rozliczenie składek za przedsiębiorców
4.1. Formularze ZUS DRA i ZUS RCA
4.2. Zasady ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie
zdrowotne i ich wykazywanie w ZUS DRA i ZUS RCA
4.2.1. Opodatkowanie według skali podatkowej
4.2.2. Opodatkowanie liniowe
4.2.3. Karta podatkowa
4.2.4. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
4.2.5. Inne formy opodatkowania

Rozdział X. Wnioski i oświadczenia do celów podatkowych
1. Podatnicy uprawnieni do złożenia PIT-2
2. Warunki składania oświadczenia o kwocie zmniejszającej podatek
3. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi o zamiarze preferencyjnego
opodatkowania dochodów (z małżonkiem/jako osoba samotnie
wychowująca dziecko)
4. Oświadczenie podatnika składane zakładowi pracy w sprawie korzystania
z podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów
5. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi w sprawie
zwolnień podatkowych
6. Wniosek podatnika składany płatnikowi o niestosowanie ulgi
dla młodych podatników lub pracowniczych kosztów uzyskania
przychodów
7. Wniosek podatnika składany płatnikowi o rezygnację ze stosowania
50% kosztów uzyskania przychodów
8. Wniosek podatnika składany płatnikowi w sprawie niepobierania zaliczek
w roku podatkowym

Rozdział XI. Zakończenie zatrudnienia
1. Wypowiedzenie umowy o pracę
2. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia
3. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron
4. Wygaśnięcie stosunku pracy
5. Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy
6. Świadectwo pracy

Wypełnienie świadectwa pracy - instrukcja "krok po kroku"

Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowej

Wykaz wzorów
Wzór 1. Informacja o zmianie formy prowadzenia dokumentacji
pracowniczej
Wzór 2. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
Wzór 3. Wniosek o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej
Wzór 4. Oświadczenie ZUS OSW
Wzór 5. Raport ZUS RIA
Wzór 6. Raport ZUS RPA
Wzór 7. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
Wzór 8. Umowa powierzenia przetwarzania danych podmiotowi
zewnętrznemu
Wzór 9. Regulamin pracy
Wzór 10. Regulamin wynagradzania
Wzór 11. Regulamin tworzenia i gospodarowania zfśs
Wzór 12. Układ zbiorowy pracy
Wzór 13. Obwieszczenie w sprawie systemów i rozkładów czasu pracy
oraz okresów rozliczeniowych
Wzór 14. Potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z informacją
o równym traktowaniu w zatrudnieniu
Wzór 15. Przykładowy fragment regulaminu pracy określający zasady
badania trzeźwości pracowników
Wzór 16. Regulamin pracy zdalnej
Wzór 17. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę
Wzór 18. Kwestionariusz osobowy dla pracownika
Wzór 19. Skierowanie na badania profilaktyczne
Wzór 20. Karta szkolenia wstępnego bhp
Wzór 21. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminami
pracy i wynagradzania
Wzór 22. Umowa o pracę
Wzór 23. Zawiadomienie o zawarciu umowy na okres przekraczający
33 miesiące
Wzór 24. Porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy
Wzór 25. Informacja o warunkach zatrudnienia - art. 29 ő 3 Kodeksu pracy,
u pracodawcy, który posiada regulamin pracy
Wzór 26. Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy
Wzór 27. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej
Wzór 28. Wniosek o kontynuację urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka
Wzór 29. Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego albo jego części
Wzór 30. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu ojcowskiego
Wzór 31. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wychowawczego
Wzór 32. Wniosek o elastyczną organizację pracy
Wzór 33. Wniosek o urlop opiekuńczy
Wzór 34. Wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej
Wzór 35. Oświadczenie pracownika o zakresie korzystania z uprawnień
rodzicielskich
Wzór 36. Zaświadczenie o ukończeniu okresowego szkolenia bhp
Wzór 37. Porozumienie o wprowadzeniu ruchomego rozkładu
czasu pracy (art. 1401 ő 1 k.p.)
Wzór 38. Porozumienie o wprowadzeniu ruchomego rozkładu
czasu pracy (art. 1401 ő 2 k.p.)
Wzór 39. Wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego ruchomego
rozkładu czasu pracy
Wzór 40. Wniosek o wyjście prywatne
Wzór 41. Indywidualna ewidencja czasu pracy zastępująca listę obecności
Wzór 42. Przykładowy plan urlopów na 2023 r.
Wzór 43. Wniosek urlopowy
Wzór 44. Pismo o wymierzeniu pracownikowi kary porządkowej
Wzór 45. Pismo o wniesieniu sprzeciwu od kary porządkowej
Wzór 46. Pismo o odrzuceniu sprzeciwu od kary porządkowej
Wzór 47. Karta ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz środków
ochrony indywidualnej
Wzór 48. Informacja o zasadach przydziału odzieży i obuwia roboczego
Wzór 49. Zaświadczenie płatnika składek
Wzór 50. Zaświadczenie płatnika składek dotyczące ustalenia prawa
do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego za dalszy okres
Wzór 51. Wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki
nad dzieckiem
Wzór 52. Wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki
nad chorym członkiem rodziny
Wzór 53. Wniosek o zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego
Wzór 54. Wniosek o zasiłek macierzyński
Wzór 55. Wniosek o odroczenie terminu płatności składek
Wzór 56. Wniosek o rozłożenie na raty należności z tytułu składek
Wzór 57. Zgłoszenie umowy o dzieło
Wzór 58. Deklaracja rozliczeniowa
Wzór 59. Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych
świadczeniach
Wzór 60. Oświadczenia/Wnioski podatnika dla celów obliczania
miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych
Wzór 61. Wypowiedzenie umowy o pracę
Wzór 62. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy
Wzór 63. Przykład wskazania okresu zatrudnienia i wymiaru czasu pracy
w ust. 1 świadectwa pracy
Wzór 64. Świadectwo pracy